Formato condicional

Es un conjunto de formatos que se aplicará a una celda o a un rango de celdas si cumplen con una determinada condición o criterio. Es decir que el formato condicional cambiará el aspecto de un rango de celdas en función de las condiciones o criterios que especifiquemos; si se verifica la condición, en el rango de celda se aplicara el formato seleccionado y si no se verifica la condición, no se aplicara el formato.

Formato condicional en Excel. 
Excel nos ofrece la posibilidad de cambiar el color, estilo, subrayado y tamaño de fuente, así como los bordes de una celda cuando el valor que aparece cumple unas determinadas condiciones.

¿Qué es el formato condicional de Excel?
El formato condicional es la manera de decirle a Excel el formato de todas las celdas que respondan a un criterio en cierta manera. Por ejemplo puedes utilizar el formato condicional para cambiar el color de la fuente de todas las celdas con valores negativos o cambiar el color de fondo de las celdas con valores duplicados.
¿Por qué utilizar el formato condicional?
Se puede cambiar manualmente el formato de las celdas que cumplan un criterio, pero esto sería un proceso engorroso y repetitivo, especialmente si tienes un gran conjunto de valores o sus valores cambian con frecuencia. Es por ello que debes utilizar el formato condicional, para cambiar el formato de forma automática cuando una celda cumpla con ciertos criterios.
¿Cómo puedo aplicar formato condicional? 
Primero, selecciona las celdas a las que deseas dar formato condicional,
Segundo, en la cinta de opciones selecciona Menú Inicio, Formato condicional y escoges la regla que desea aplicar a las celdas seleccionadas.

 Existen 5 tipos de reglas generales que podemos utilizar en distintos casos:
Resaltar reglas de celdas
Reglas superiores e inferiores
Barras de datos
Escalas de color
Conjunto de iconos
Algunos ejemplos

Aquí les tenemos algunos ejemplos aplicando formato condicional:

Para aplicar un formato condicional a un rango de celdas, primero debemos seleccionar las celdas que deseamos afectar y luego vamos al grupo Estilo de la ficha Inicio; desde allí desplegamos el menú correspondiente a Formato condicional.



  1. RESALTAR REGLAS DE CELDAS

Nos permite especificar el conjunto de formatos que deseamos aplicar a las celdas que contengan valores que cumplan con algunas de las siguientes condiciones: Es mayor que. Es menor que. Entre. Es igual a. Texto que contiene. Una fecha o Duplicar valores.  



2. REGLAS SUPERIORES E INFERIORES
Aplicando algunas de las opciones de esta categoría podemos identificar los mejores y peores valores obtenidos tanto en valores absolutos como en porcentajes, también aquellos valores que superen o estén por debajo del promedio general. Dentro de esta categoría de formato condicional encontraremos las opciones de: 10 superiores, 10 inferiores, 10% de valores inferiores, por encima del promedio y por debajo del promedio.

3. BARRAS DE DATOS 
Las barras de datos son barras horizontales  que aparecen de izquierda a derecha en cada celda, como un gráfico de barras.

Desde esta categoría podemos aplicar a las celdas un color de relleno que destaque la evolución de los valores de nuestra planilla. Ayuda a ver el valor de una celda con relación a las demás. La longitud de la barra de datos representa el valor de la celda. Una barra más grande representa un valor más alto y una barra más corta representa un valor más bajo. Las barras de datos son útiles para encontrar números más altos y más bajos especialmente con grandes cantidades de datos.

 FORMATO CON BARRA DE DATOS

                                      

4. ESCALAS DE COLOR 

 Cambian el color de cada celda en función de su valor. Cada escala de color utiliza un gradiente de dos colores o tres.

Esta categoría nos ofrece opciones para aplicar dos o tres colores de rellenos a las celdas, donde cada uno de los colores representa el valor de cada dato dentro de la planilla. Por ejemplo se puede aplicar un color rojo para mostrar los valores mas bajos, amarillos para los intermedios y verdes para los mas altos, de forma que se potencie el mensaje.

5. CONJUNTO DE ICONOS
Añaden un icono específico para cada celda en función de su valor.
                                                   

En esta categoría encontramos las opciones que nos permitan colocar iconos dentro del valor de cada celda. A través de flechas, banderas u otras representaciones graficas podemos identificar rápidamente los valores mayores, medios e inferiores de un rango de datos.



            

CREAR UNA NUEVA REGLA DE FORMATO CONDICIONAL

Podemos crear una nueva regla personalizada. Para ello, desde el grupo Estilo de la ficha Inicio hacemos clic en la flecha que aparece junto al comando Formato condicional y en el menú desplegable hacemos clic en Nueva regla.

TIPOS DE REGLAS

Para crear una regla, lo primero que debemos hacer es seleccionar el tipo de regla y luego editar los criterios que deseamos utilizar en ella. En el cuadro de dialogo Nueva regla de formato encontraremos las siguientes opciones:

• Aplicar formato a todas las celdas según sus valores: este tipo de nos permitirá aplicar formato a las celdas del rango seleccionado de acuerdo a los valores que contengan. Entre los estilos podremos elegir las escalas de 2 y 3 colores, las barras de datos y los conjuntos de iconos. En cada caso, tendremos varias opciones para ajustar y poder lograr el criterio deseado. 



• Aplicar formato únicamente a las celdas que contengan: debemos elegir sobre que tipo de datos se utilizara el formato condicional, y así podremos lograr, que se aplique un formato sobre las celdas vacías, las celdas con errores o las celdas que contengan fechas. Además de elegir el tipo de datos sobre el cual actuara la regla, debemos seleccionar los valores aplicables al criterio de selección, para lo cual podremos utilizar operadores.    

• Aplicar formatos únicamente a los valores con rangos inferior o superior: esta opción nos permitirá crear una nueva regla para destacar los valores superiores o inferiores. Utilización: debemos indicar si buscamos afectar a los valores superiores o a los inferiores, la cantidad de datos que deseamos resaltar.  
• Aplicar formato únicamente a los valores que estén por encima o por debajo del promedio: tal como su nombre lo indica, relacionaremos este tipo de regla con las opciones de Por encima del promedio y Por debajo del promedio.
• Aplicar formatos únicamente a los valores únicos o duplicados: este tipo de regla también es muy sencilla y solo podremos modificar una opción: si deseamos resaltar los datos únicos o los duplicados.