Podemos cambiar el orden en el que se muestran las hojas, incluso luego de haber ingresados datos en ellas.
Excel nos ofrece dos procedimientos:
Con ayuda del mouse, podemos cambiar de lugar las hojas con toda la información que contiene cada una de ellas. Si mantenemos presionado el botón principal del mouse sobre la hoja que queremos desplazar aparecerán dos indicadores: una flecha hacia abajo y un rectángulo que representa a una hoja; luego desplazamos la hoja hasta su nueva posición dentro del libro. Cuando soltamos la presión del mouse, la hoja se ubicará en su nueva posición, junto con todo su nuevo contenido.
Desde el menú contextual que aparece cuando hacemos clic con el botón secundario del mouse sobre la etiqueta de la hoja que deseamos mover, elegimos la opción Mover o Copiar. En el cuadro de dialogo Mover o copiar seleccionamos la nueva ubicación para la hoja que estamos desplazando.
Para Excel, una función es una formula predefinida que al relacionar valores en una determinada estructura devuelve un resultado. Podemos utilizar funciones para realizaren forma rápida y automática diferentes tipos de cálculos.
Sintaxis de una función de Excel
Toda función debe comenzar con el signo =
A continuación, debemos colocar el nombre que indica a la función que estamos utilizando. Los nombres de las funciones están predeterminados por Excel, aunque también podemos crear nuevas funciones.
Para completar la estructura de una función, debemos colocar entre paréntesis su argumento. El argumento indica el ámbito de aplicación de una función. Puede ser un rango de celdas, valores constantes, referencias a celdas, formulas u otras funciones. Si un argumento tiene varios elementos, deben separarse entre si utilizando punto y coma (;), como por ejemplo:
=CONTAR.SI(A1:B5;"PRESUPUESTO APROBADO").
Por ejemplo, podemos encontrar funciones con un argumento volátil, como =HOY() o =AHORA(), en las que no debemos ingresar elementos dentro del argumento; funciones con argumentos simples, que se aplican sobre un rango de celdas, como por ejemplo: =SUMA(A1:B14) o =PROMEDIO(A1:B14), y, funciones anidadas, que utilizan otras funciones dentro del argumento, como por ejemplo =SI(SUMA(D4:D7)<50000; "APROBARPRESUPUESTO";"CONSULTAR").
Escribir una función
Para escribir una función disponemos de distintos procedimientos:
Escribir la función directamente en la celda en la que queremos que aparezca el resultado. Al finalizar la escritura de ésta, presionamos la tecla INTRO(ENTER) y en la celda veremos el resultado; pero en la Barra de formulas podemos ver la función mediante la cual lo obtuvimos.
Escribir la función en la Barra de formulas: podemos escribir la función directamente en la Barra de formulas. A medida que escribimos la función, esta se mostrará también en la celda seleccionada.
Utilizar el comando Insertar función: a la izquierda de la Barra de formulas encontramos el comando Insertar función, que nos llevará al cuadro de dialogo Insertar función
LA BIBLIOTECA DE FUNCIONES.
Dentro de la ficha Formulas, encontramos un grupo denominado Biblioteca de funciones, que reúne las distintas funciones que podemos aplicar en Excel 2010, organizadas en distintas categorías.
En el grupo Biblioteca de funciones podemos encontrar las siguientes categorías.
- Insertar función
- Autosuma
- Usadas recientes
- Financieras
- Lógicas
- Texto
- Fecha y hora
- Matemáticas y trigonométricas
- Mas funciones: en esta ultima categoría de la Biblioteca de funciones encontramos 5 subgrupos de funciones avanzadas que se aplican en ámbitos muy específicos.
El subgrupo Estadísticas incluyen funciones que nos ayudan a realizar cálculos estadísticos, como desvíos y distribuciones, promedios, recuentos o hallar los valores máximos y mínimos de un rango de datos.
El subgrupo Ingeniería agrupa funciones para el calculo de números binarios, números complejos e imaginarios.
El subgrupo cubo incluye funciones para trabajar con cubos de datos integrados en un servidor.
El subgrupo Información esta integrado por funciones que nos devolverán información relacionada con el formato de una celdas o con el tipo de dato que contiene.
El subgrupo Compatibilidad incluye funciones que se mantienen disponibles en Excel 2010 para facilitar la compatibilidad con versiones anteriores.
Insertar función: este comando abre el cuadro de dialogo de Insertar función, desde donde podemos ingresar una función.
También podemos acceder a ella, haciendo clic en el icono Insertar función que se encuentra a la izquierda de la barra de formulas.
Es posible combinar varias celdas en Excel y centrar el texto dentro de ellas. Un uso común de esta funcionalidad es colocar un título sobre una tabla de datos de manera que se extienda a lo ancho de la misma.
Para combinar un grupo de celdas contiguas se debe seleccionar primeramente el rango que se unirá y posteriormente hacer clic en el botón Combinar y centrar que se encuentra dentro del grupo Alineación de la ficha Inicio.
Excel unirá las celdas y centrará el texto dentro de ellas.
El botón Combinar y centrar permanecerá resaltado indicando que dichas celdas han sido combinadas, así que para regresar las celdas a su estado normal deberás hacer clic de nuevo sobre el botón Combinar y centrar para dividir de nuevo las celdas. También puedes hacer clic en el menú desplegable del botón y seleccionar la opción Separar celdas.
Podemos mejorar el aspecto de nuestras planillas aplicando bordes, que nos permiten generar recuadros y resaltar las partes importantes. Es posible aplicar diverso estilo de bordes con unos pocos clic, desde líneas simples hasta combinaciones de estilos, colores y grosores. Para aplicar un borde a una celda o a un rango de celdas, primero debemos seleccionarlo y luego hacer clic en la flecha que se encuentra junto al comando Bordes, en el grupo Fuente de la ficha Inicio.
En una hoja de Excel podemos personalizar los bordes de acuerdo a nuestras preferencias.
Desde la opción Más bordes del menú desplegable Bordes accedemos al cuadro de dialogo Formato de celdas que se abrirá en la solapa Bordes y, desde allí, podremos personalizar los estilos y los colores de los bordes. También podemos acceder a estas opciones adicionales de configuración haciendo clic en el Selector de cuadro de dialogo de los grupos Fuentes, Alineación y Número de la ficha Inicio y luego haciendo clic en la solapa Bordes del cuadro de dialogo Formato de Celdas.
Los libros de Excel 2010 contienen en forma predeterminada 3 hojas de cálculo. Pero si nos resultan insuficiente o solo necesitamos utilizar una hoja, podemos agregar o eliminar hojas. Para agregar hojas a un libro, el procedimiento mas sencillo es utilizar la solapa Insertar hoja de cálculo, que aparece a la derecha de las etiquetas que identifican a las diferentes hojas de cálculo. Al hacer clic con el mouse sobre esta solapa, se insertará automáticamente una hoja nueva, a continuación de las existentes.
Otra forma para agregar nuevas hojas de calculo es utilizar el menú contextual que se despliega al hacer clic con el botón secundario del mouse sobre algunas de las etiquetas de las hojas. Desde la opción Insertar accedemos al cuadro de dialogo Insertar, en el cual seleccionaremos la opción Hoja de calculo. Con este procedimiento, la nueva hoja de calculo que agregamos se ubicará delante de la hoja desde la cual accedimos al menú contextual.
También podemos insertar nuevas hojas de calculo desde la Cinta de opciones. Para ello, vamos a la ficha Inicio y en el grupo Celdas hacemos clic en la flecha que aparece a la derecha de Insertar, y en el menú desplegable seleccionamos la opción Insertar hoja.
Si deseamos eliminar las hojas de calculo que no necesitamos, tenemos que acceder al menú contextual haciendo clic con el botón secundario del mouse sobre la etiqueta de la hoja que queremos eliminar, y elegimos la opción Eliminar.
También podemos eliminar desde la Cinta de opciones. para ello vamos a la ficha Inicio, en el grupo Celda hacemos clic en Eliminar y en el menú desplegable seleccionamos Eliminar hoja.
Filtrar datos es una de las actividades más comunes de las que se realizan con una tabla. Con frecuencia querrás ver o analizar un subconjunto de datos de un conjunto de datos mayor. Al crear una tabla, aparece una flecha desplegable para ordenar y filtrar a la derecha de cada encabezado de columna. Tras filtrar una tabla, la barra de estado muestra el número de filas visibles. Puedes utilizar las opciones de filtro en un rango estándar (sin tabla). Selecciona el rango, cliquea en el botón Ordenar y Filtrar en la ficha Inicio de la Cinta de Opciones y selecciona Filtro en el menú para añadir las flechas desplegables de Ordenar y filtrar al encabezado de la fila.
Criterios de ordenamiento.
De acuerdo al tipo de datos que tenemos en una tabla, podemos utilizar los siguientes criterios de ordenamiento:
Para ordenar texto: podemos elegir entre Ordenar de A a Z (alfabético ascendente) u Ordenar de Z z A (alfabético descendente).
Para ordenar números: podemos elegir seleccionar el criterio entre Ordenar de menor a mayor u Ordenar de mayor a menor.
Para ordenar fechas y horas: elegimos Ordenar de más antiguos a más recientes u Ordenar de más recientes a más antiguos.
Para ordenar por color: podemos seleccionar entre Ordenar por color de celda, Ordenar por color de fuente u Ordenar por icono.
Tipos de filtro
De acuerdo con el tipo de datos que ingresamos en una tabla, podemos aplicar diferentes criterios de filtro. A continuación veremos cuales son:
Filtro de texto: esta opción de filtro sólo aparece en las columnas que contienen datos alfanuméricos.
Filtro de número: nos permite filtrar datos numéricos estableciendo distintos tipos de comparaciones, tales como Mayor que o Menor que. Las opciones de tipo Filtro de número solo aparecen en las columnas que contienen datos numéricos.
Filtro de fecha: estos criterios solo se aplican en las columnas de la tabla en la que tenemos datos con formatos de fecha, como mostrar solo las fechas anteriores o posteriores a otra especificada o aplicar otros criterios, como por ejemplo las fechas que correspondan solamente a Este mes o al Próximo trimestre.
Filtrar por color: esta opción de filtro aparece si en la tabla aplicamos formato condicional, color de relleno, estilos de celda o color de fuente.
Filtro avanzado
En Excel puedes realizar un filtrado de datos
totalmente personalizado proporcionando los criterios que deseas aplicar a la
información. Este tipo de filtrado es conocido como Filtro avanzado y en
esta ocasión te mostraré cómo utilizarlo.
Supongamos la siguiente tabla de datos.
Los criterios por los cuales se realizará el
filtrado deben especificarse dentro de celdas de la misma hoja. Supongamos que
deseo filtrar los registros del departamento de Finanzas.
Para este ejemplo coloqué los criterios por arriba
de la tabla de datos aunque realmente su ubicación no es de importancia.
Aplicar un
filtro avanzado a los datos
Antes de aplicar el filtro avanzado debo
seleccionar la tabla de datos (A4:D13) y posteriormente ir a la ficha Datos y
pulsar el botón Avanzadas que se encuentra en el grupo Ordenar y filtrar.
Se mostrará el cuadro de diálogo Filtro avanzado.
Observa cómo en el cuadro de texto para Rango de
criterios he seleccionado el rango que contiene las condiciones del filtro
avanzado necesarias. Solamente resta pulsar el botón Aceptar para aplicar
el filtro.
El resultado es precisamente lo que necesito, así
que el filtrado avanzado ha sido exitoso. Pero ahora tengo un desafío
mayor ¿Cómo podría hacer para especificar condiciones para una segunda columna?
Supongamos que deseo filtrar la información de las personas que tienen apellido
Hernández y que además pertenecen al departamento de Finanzas. Para filtrar los
datos por estos criterios debo agregar dichas condiciones en otra celda.
Observa cómo el Rango de la lista es el
mismo que en el caso anterior ya que son los mismos datos, pero el Rango de
criterios ahora abarca también las celdas que contienen el criterio para el
Apellido. Al aceptar los cambios Excel aplicará el filtro avanzado
adecuadamente.
De la misma manera puedes especificar un criterio
para cada columna. Hasta ahora solamente he especificado una sola condición por
columna, pero ahora deseo agregar a los resultados del filtro la
información del departamento de Informática. Para ello solamente agregaré una
fila adicional al rango de criterios de la siguiente manera.
Al aceptar los cambios Excel filtrará la
información de los empleados de Finanzas con apellido Hernández y además
mostrará la información de los empleados del departamento de Informática sin
importar el apellido que tengan.
Como podrás observar, es
factible especificar una condición por cada fila del rango de criterios. De
esta manera puedes crear un filtro avanzado en Excel
Como aporte para el entendimiento del tema vemos el video de aplicar filtro a los datos.
Filtro de números
Filtrar números en Excel
Excel provee múltiples opciones para filtrar datos
numéricos como filtrar los valores superiores o inferiores, filtrar los valores
que son mayores o menores a un número específico, etc. Ya hemos visto cómo
filtrar registros de una tabla y cómo Excel coloca automáticamente flechas de
filtrado para cada columna.
Filtros de
número en Excel
Pero existe una opción de menú especial para las
columnas que son numéricas y que revisaremos a continuación. Haz clic
sobre el icono de filtrado de una columna de datos numéricos y selecciona la
opción de menú Filtros de número. Observa las opciones disponibles:
Primero probaremos la opción Diez mejores.
Esta opción muestra el cuadro de diálogo Autofiltro de las diez mejores
En la primera lista de selección podrás decidir si
deseas obtener los valores superiores o inferiores. En la segunda opción puedes
especificar el número de elementos que deseas observar (desde 1 hasta 500). En
la última lista de selección eliges si deseas filtrar los elementos o filtrar
por su porcentaje. Un ejemplo de porcentaje podría ser obtener los 10 clientes
superiores por el porcentaje de ventas. Una vez que has especificado los
valores adecuados haz clic en Aceptar y Excel desplegará los registros que
cumplen con el criterio especificado.
Otra de las opciones de Filtros de número es
filtrar por Superior del promedio o Inferior del promedio. Estas
opciones son directas y en cuanto las selecciones Excel aplicará el filtro
automáticamente. Por último podrás observar que el resto de los filtros
posibles se puede realizar a través del cuadro de diálogo Autofiltro
personalizado
A través de este cuadro de diálogo podrás hacer
comparaciones como: Igual a, mayor que, menor que, entre, etc. Sólamente debes
especificar la condición que necesitas y podrás filtrar números en Excel.
Filtrar valores únicos
A veces es necesario conocer los valores únicos
que existen dentro de una columna de datos. Para lograr este objetivo puedes
aplicar un filtro en Excel para ocultar temporalmente los valores duplicados.
En primer lugar deberás seleccionar el rango de celdas sobre el que deseas
aplicar el filtro.
Filtrar lista
con valores repetidos
Una vez que tienes seleccionado el rango de datos,
debes ir a la ficha Datos, dentro del grupo Ordenar y filtrar hacer clic
en Avanzadas
Aparecerá el cuadro de diálogo Filtro avanzado,
asegúrate de seleccionar la opción Filtrar la lista sin moverla a otro lugar
y activa la casilla de verificación Sólo registros únicos y haz clic en
Aceptar.
Video de filtro valores repetidos
Lista con
valores únicos
Observarás que la lista de datos se contrae y
solamente muestra los valores únicos. Los datos originales no han sido
afectados, solamente se ha aplicado un filtro sobre ellos.
Para ver de nuevo los datos originales deberás
remover el filtro haciendo clic sobre el botón Borrar de la sección Ordenar
y filtrar.
Ya hemos logrado filtrar los datos pero el filtro
que aplicamos esconde las celdas de los valores repetidos en los datos
originales. ¿Qué pasa si deseas que los registros únicos se copien a
otra columna? Si logramos que los valores únicos se muestren en un lugar
diferente entonces nuestros datos originales quedarán intactos.
Valores únicos
en otro lugar
Para lograr esto debes hacer una selección
diferente en el cuadro de diálogo Filtro Avanzado donde deberás
seleccionar la opción Copiar a otro lugar y posteriormente en el cuadro Copiar
a deberás escribir la referencia de la celda a donde se copiarán los
registros únicos.
Esta opción hará que tengas una copia de los valores
únicos de tus datos en otra columna
Los valores únicos encontrados no son
ordenados bajo ningún criterio, solamente son mostrados de acuerdo al orden en
que son encontrados por Excel dentro del rango de celdas especificado
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