FILTRAR DATOS EN UNA TABLA
Puedes utilizar las opciones de filtro en un rango estándar (sin tabla). Selecciona el rango, cliquea en el botón Ordenar y Filtrar en la ficha Inicio de la Cinta de Opciones y selecciona Filtro en el menú para añadir las flechas desplegables de Ordenar y filtrar al encabezado de la fila.
Criterios de ordenamiento.
De acuerdo al tipo de datos que tenemos en una tabla, podemos utilizar los siguientes criterios de ordenamiento:
- Para ordenar texto: podemos elegir entre Ordenar de A a Z (alfabético ascendente) u Ordenar de Z z A (alfabético descendente).
- Para ordenar números: podemos elegir seleccionar el criterio entre Ordenar de menor a mayor u Ordenar de mayor a menor.
- Para ordenar fechas y horas: elegimos Ordenar de más antiguos a más recientes u Ordenar de más recientes a más antiguos.
- Para ordenar por color: podemos seleccionar entre Ordenar por color de celda, Ordenar por color de fuente u Ordenar por icono.
De acuerdo con el tipo de datos que ingresamos en una tabla, podemos aplicar diferentes criterios de filtro. A continuación veremos cuales son:
- Filtro de texto: esta opción de filtro sólo aparece en las columnas que contienen datos alfanuméricos.
- Filtro de número: nos permite filtrar datos numéricos estableciendo distintos tipos de comparaciones, tales como Mayor que o Menor que. Las opciones de tipo Filtro de número solo aparecen en las columnas que contienen datos numéricos.
- Filtro de fecha: estos criterios solo se aplican en las columnas de la tabla en la que tenemos datos con formatos de fecha, como mostrar solo las fechas anteriores o posteriores a otra especificada o aplicar otros criterios, como por ejemplo las fechas que correspondan solamente a Este mes o al Próximo trimestre.
- Filtrar por color: esta opción de filtro aparece si en la tabla aplicamos formato condicional, color de relleno, estilos de celda o color de fuente.
Filtro avanzado
En Excel puedes realizar un filtrado de datos
totalmente personalizado proporcionando los criterios que deseas aplicar a la
información. Este tipo de filtrado es conocido como Filtro avanzado y en
esta ocasión te mostraré cómo utilizarlo.
Supongamos la siguiente tabla de datos.
Los criterios por los cuales se realizará el
filtrado deben especificarse dentro de celdas de la misma hoja. Supongamos que
deseo filtrar los registros del departamento de Finanzas.
Para este ejemplo coloqué los criterios por arriba
de la tabla de datos aunque realmente su ubicación no es de importancia.
Aplicar un
filtro avanzado a los datos
Antes de aplicar el filtro avanzado debo
seleccionar la tabla de datos (A4:D13) y posteriormente ir a la ficha Datos y
pulsar el botón Avanzadas que se encuentra en el grupo Ordenar y filtrar.
Se mostrará el cuadro de diálogo Filtro avanzado.
Observa cómo en el cuadro de texto para Rango de
criterios he seleccionado el rango que contiene las condiciones del filtro
avanzado necesarias. Solamente resta pulsar el botón Aceptar para aplicar
el filtro.
El resultado es precisamente lo que necesito, así
que el filtrado avanzado ha sido exitoso. Pero ahora tengo un desafío
mayor ¿Cómo podría hacer para especificar condiciones para una segunda columna?
Supongamos que deseo filtrar la información de las personas que tienen apellido
Hernández y que además pertenecen al departamento de Finanzas. Para filtrar los
datos por estos criterios debo agregar dichas condiciones en otra celda.
Observa cómo el Rango de la lista es el
mismo que en el caso anterior ya que son los mismos datos, pero el Rango de
criterios ahora abarca también las celdas que contienen el criterio para el
Apellido. Al aceptar los cambios Excel aplicará el filtro avanzado
adecuadamente.
De la misma manera puedes especificar un criterio
para cada columna. Hasta ahora solamente he especificado una sola condición por
columna, pero ahora deseo agregar a los resultados del filtro la
información del departamento de Informática. Para ello solamente agregaré una
fila adicional al rango de criterios de la siguiente manera.
Al aceptar los cambios Excel filtrará la
información de los empleados de Finanzas con apellido Hernández y además
mostrará la información de los empleados del departamento de Informática sin
importar el apellido que tengan.
Como aporte para el entendimiento del tema vemos el video de aplicar filtro a los datos.
Filtro de números
Filtrar números en Excel
Excel provee múltiples opciones para filtrar datos
numéricos como filtrar los valores superiores o inferiores, filtrar los valores
que son mayores o menores a un número específico, etc. Ya hemos visto cómo
filtrar registros de una tabla y cómo Excel coloca automáticamente flechas de
filtrado para cada columna.
Filtros de
número en Excel
Pero existe una opción de menú especial para las
columnas que son numéricas y que revisaremos a continuación. Haz clic
sobre el icono de filtrado de una columna de datos numéricos y selecciona la
opción de menú Filtros de número. Observa las opciones disponibles:
Primero probaremos la opción Diez mejores.
Esta opción muestra el cuadro de diálogo Autofiltro de las diez mejores
En la primera lista de selección podrás decidir si
deseas obtener los valores superiores o inferiores. En la segunda opción puedes
especificar el número de elementos que deseas observar (desde 1 hasta 500). En
la última lista de selección eliges si deseas filtrar los elementos o filtrar
por su porcentaje. Un ejemplo de porcentaje podría ser obtener los 10 clientes
superiores por el porcentaje de ventas. Una vez que has especificado los
valores adecuados haz clic en Aceptar y Excel desplegará los registros que
cumplen con el criterio especificado.
Otra de las opciones de Filtros de número es
filtrar por Superior del promedio o Inferior del promedio. Estas
opciones son directas y en cuanto las selecciones Excel aplicará el filtro
automáticamente. Por último podrás observar que el resto de los filtros
posibles se puede realizar a través del cuadro de diálogo Autofiltro
personalizado
A través de este cuadro de diálogo podrás hacer
comparaciones como: Igual a, mayor que, menor que, entre, etc. Sólamente debes
especificar la condición que necesitas y podrás filtrar números en Excel.
Filtrar valores únicos
A veces es necesario conocer los valores únicos
que existen dentro de una columna de datos. Para lograr este objetivo puedes
aplicar un filtro en Excel para ocultar temporalmente los valores duplicados.
En primer lugar deberás seleccionar el rango de celdas sobre el que deseas
aplicar el filtro.
Filtrar lista
con valores repetidos
Una vez que tienes seleccionado el rango de datos,
debes ir a la ficha Datos, dentro del grupo Ordenar y filtrar hacer clic
en Avanzadas
Aparecerá el cuadro de diálogo Filtro avanzado,
asegúrate de seleccionar la opción Filtrar la lista sin moverla a otro lugar
y activa la casilla de verificación Sólo registros únicos y haz clic en
Aceptar.
Lista con
valores únicos
Observarás que la lista de datos se contrae y
solamente muestra los valores únicos. Los datos originales no han sido
afectados, solamente se ha aplicado un filtro sobre ellos.
Para ver de nuevo los datos originales deberás
remover el filtro haciendo clic sobre el botón Borrar de la sección Ordenar
y filtrar.
Ya hemos logrado filtrar los datos pero el filtro
que aplicamos esconde las celdas de los valores repetidos en los datos
originales. ¿Qué pasa si deseas que los registros únicos se copien a
otra columna? Si logramos que los valores únicos se muestren en un lugar
diferente entonces nuestros datos originales quedarán intactos.
Valores únicos
en otro lugar
Para lograr esto debes hacer una selección diferente en el cuadro de diálogo Filtro Avanzado donde deberás seleccionar la opción Copiar a otro lugar y posteriormente en el cuadro Copiar a deberás escribir la referencia de la celda a donde se copiarán los registros únicos.
Esta opción hará que tengas una copia de los valores únicos de tus datos en otra columna
Los valores únicos encontrados no son
ordenados bajo ningún criterio, solamente son mostrados de acuerdo al orden en
que son encontrados por Excel dentro del rango de celdas especificado
Video de filtro valores único
